Masalah dalam sistim informasi manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

               Suatu perusahaan pasti memiliki suatu masalah dalam kegiatan operasional maupun non operasional. Masalah selalu muncul dalam situasi dan kondisi apapun. Masalah itu selalu ada ketika informasi yang terima suatu perusahaan tidak relevan dengan informasi sebenarnya. Semua sistem informasi akan menyebabkan masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain.

               Masalah yang muncul harus diselesaikan dengan pertimbangan yang baik dan benar. Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

               Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi. Hasil dari sistem informasi harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain : Banyak laporan yang isinya terlalu panjang, Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya, Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI(Sistem Informasi), Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan, Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

               Dalam suatu masalah harus ada pemecahannya, Pemecahan masalah merupakan tindakan yang dilakukan untuk menghandle permasalahan yang ada dalam sistem informasi. Yang mana istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Tidak diragukan lagi bahwa para manager memberi respon dengan cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan kerusakan. Namun para manager juga memeberi respon pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan. Saat para manager menemukan kinerja yang luar biasa baik, mereka bertindak untuk menjadikannya lebih baik lagi atau untuk mencapai kinerja sebaik itu di area yang lain. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap massalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas ada beberapa masalah yang dapat dipetik:

a.   Apakah pengertian masalah dalam sistem informasi manajemen?

b.   Apa sajakah jenis masalah dalam Sistem Informasi Manajemen ?

c.   Apa yang dimaksud dengan pemecahan masalah dalam informasi manajemen?

d.  Solusi apa yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada dalam informasi manajemen?

e.   Bagaimanakah contoh Masalah dalam perusahaan dan analisis masalah tersebut ?

C.     Tujuan

a.   Mengetahuai pengertian masalah dalam sistem informasi manajemen.

b.   Memahami jenis masalah dalam Sistem Informasi Manajemen

c.   Mengetahui maksud dari pemecahan masalah dalam sisitem informasi manajemen.

d.  Menerapkan solusi dalam mengatasi masalah sistem informasi manajemen.

e.   Mampu menyebutkan contoh Masalah dalam perusahaan dan analisis masalah tersebut.

BAB II

PEMBAHASAN

       I.            Pengertian masalah secara umum menurut para ahli :

1.      Irmansyah Effendi

Masalah adalah pelajaran saat anda sadar sebagai kesadaran jiwa, anda dengan mudah dapat melihat kelemahan dan masalah anda

2.      Abdul Cholil

Masalah adalah bagian dari kehidupan. Setiap orang pasti pernah menghadapi masalah, bisa bersumber dari diri sendiri maupun bersumber dari orang lain

3.      Jeffry Liker

Masalah merupakan peluang untuk perbaikan, kebalikan dari masalah adalah peluang

4.      Jujun Suparjan Suriasumantri

Masalah merupakan titik tolak dari seluruh kegiatan keilmuan yang akan dilakukan

5.      Istijanto

Masalah merupakan bagian yang paling penting dalam proses riset, sebab masalah memberi pedoman jenis informasi yang nantinya akan dicari

6.      Richard Carlson

Masalah adalah tempat terbaik untuk berlatih agar hati kita tetap terbuka karenamasalah adalah bagian dari kehidupan kita

7.      Agung Wijaya

Masalah merupakan suatu keadaan yang tidak seimbang antara harapan/keinginan dengan kenyataan yang ada

Dari beberapa kesimpulan diatas ,Masalah merupakan situasi yang timbul karena ketidakstabilan dari suatu sisitem. Dimana masalah biasanya dinggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit menggap sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan. kita menyatukan usaha meraih kesempatan kedalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah secara negatif sebagai kondisi atau kejadian yang berbahaya atau membahayakan peruahaan, atau secara negatif sebaagi sesuatu yang menguntungkan atau merugikan. Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

a. Waktu (overtime).

b. Lingkungan sistem yang berubah.

c. Perubahan prosedur operasional.

               Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

    II.            Jenis-Jenis Permasalahan

Seorang manjaer mungkin memahami sebagia persoalan lebih baik dari pada yang lain. Maslah mengenai berapa banyak persediaan yang harus dipesan untuk pengisisan kembali adalah suatu contoh permasalahan yang mungkin sangat dipahami oleh seorang manajer. Ada beberapa permasalahan didalam sistem informasi, diantaranya :

a.       Masalah terstruktur

Masalah terstruktur merupakan masalah yang terdiri dai elemen-elemen dan hbungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.

b.      Maslah tak terstruktur

Masalah terstruktur merupakan masalah yang berisi elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebagai contoh masalah tak terstruktur adalah maslah personalia yang ada paa suatu departemen, yang pegawai-pegawainya tidak dapat bekerja sebagai satu team karena perbedaan perilaku. Manejer bisnis biasanya kurang diperlengkapi untuk mendefinisiskan permasalahan seperti itu secara terstruktur.

c.       Masalah semi-terstruktur

Masalah semi-terstruktur merupakan masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang di mengerti oleh pemecah masalah. Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru. Sebagian elemen, seperti biaya tanah, pajak dan biaya pengiriman bahan baku, dapat di ukur dengan tingkay ketepatan yang tinggi. Namun elemen-elemen lain, seperti bencana alam, dan sikap massyarakat sukar di identifikasi dan diukur.

          Setelah prosedur dibuat, komputer dapat memecahkan masalah terstruktur tanpa memerlukan keterlibatan manager. Sebaliknya manajer harus melkukan sebagin besar tugas memecahkan maslah tak terstruktr. Di area maslah semi-terstruktur yang luas, manjer dan komputer dapat bekerja sama dalam menuju suatu solusi.

Jika definisi masalah adalah kesenjangan antara target kinerja dan hasil aktual, hal tersebut dapat kita terima, maka dari segi kognitif kita dapat mengelompokkan masalah sebagai berikut:

1. Masalah yang diciptakan (problem to be created), yaitu menetapkan target kinerja yang meningkat secara terus-menerus, kemudian berusaha untuk menyelesaikannya melalui upaya giat terus-menerus. Masalah yang diciptakan ini sering disebut masalah potensial (potential problems) yang baru akan menjadi masalah aktual (actual problems) di masa yang akan datang. Upaya menyelesaikan masalah ini adalah melalui inovasi kreatif (peningkatan radikal dramatik) terus- menerus. Program Lean Six Sigma yang sangat popular sekarang ini merupakan program inovatif untuk solusi masalah yang diciptakan ini.

2.  Masalah yang dirasakan (problems to be perceived), yang berkaitan dengan upaya peningkatan secara bertahap terus-menerus yang bertujuan memperkuat posisi yang sekarang. Penerapan Kaizen dalam organisasi merupakan contoh solusi masalah yang dirasakan ini.

3.   Masalah yang telah terjadi (problems already occurred), yang berkaitan dengan target-target masa lalu yang tidak tercapai atau deviasi dari standar-standar yang ditetapkan.

 III.            Pemecahan Masalah Pada Sistem Informasi Manajemen

      Pemecahan Masalah merupakan suatu aktivitas untuk menyelesaikan masalah. Sedangkan masalah adalah suatu kondisi yang merugikan atau memiliki potensi merugikan bagi sebuah perusahaan atau yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Adapun Tahap Pemecahan Masalah meliputi :

1)      Aktivitas Intelijen

2)      Aktivitas Perancangan

3)      Aktivitasn Pemilihan

4)      Aktivitas Peninjauan

Aktivitas Pemecahan Masalah sangat erat kaitanya dengan Pengambilan Keputusan. Pengambilan Keputusan adalah suatu kegiatan untuk menyelesaikan masalah yang dipilih untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

 IV.            Solusi dalam Usaha Pemecahan Masalah

            Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

Setelah masalah didefinisikan, manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mngevaluasinya, memilih dan menerapkan satu yang tampaknya terbaik, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

a.       Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bag manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil dimasa lalu, tetapi kreaifitas dan intuisi juga berpera penting.

Sebgai contoh bagaimana berbagai solusi diidentifikasi, anggaplah permasalahannya adalah komputer yang tidak dapat menangani volume aktivitas  perusahaan yang semakin meningkat. Ada 3 solusi alternatif:

·         Menambah lebih banyak peralatan pada komputer yang ada utuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya.

·         Menggantika komputer yang ada dengan komputer yang lebih besar.

·         Mengganti komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal (local area network) dari komputer-komputer yang lebih kecil.

·         Mengevaluasi berbagai alternatif solusi

             Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kritera evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa bak suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya.

·         Memilih solusi terbaik

Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik. Henry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen, mengidentifikasi 3 cara yang manajer lakukan dalam memiih alternatif terbaik, yaitu:

b.      Analisis

Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Contohnya para anggota sesi JAD(joint application design atau rancangan apikasi bersama) memutuskan pendekatn yang akan diambil dalam menerapkna sistm informasi eksekutif.

c.       Penilaian

Proses mental dari seorang manajer. Misalnya manajer perusahaan manufaktur mnerapkan penalamna dan intuisi dalam mengevaluasi taat letak pabrik baru yang disusulkan oleh model matematika.

d.      Tawar menawar

Negoisasi antara beberapa manajer. Contohny adalah perundingan diantara para anggota komite eksekutif mengenai sistem informasi fungsional yag mana akan diterapkan.

e.       Menerapkan Solusi

Masalah tidak terpecahkan haya dengan memilih solusi terbaik. Solusi ituperlu diterapakn peralatan komputer juga harus dipasang.

Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jik solusi kurang dari yang diharapka, tahap-tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah lalu dicoba sekali lagi, proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan. 

    V.            Contoh Masalah dalam Perusahaan dan Analisisnya

Masalah yang terjadi pada PT Bima Nusantara antara lain:

1. Langganan mengeluh.
2. Banyak Piutan tidak tertagih.
3. Pengendalian Manajemen kurang efektif

Dari subyek-subyek masalah terjadi, analisis sistem harus dapat mengidentifikasikan kemungkinan-kemungkinan penyebab terjadinya masalah-masalah ini.

1. Masalah yang terjadi adalah langganan mengeluh, dapat diidentifikasikan yang menyebabkan masalah ini adalah karena 2 hal, yaitu:
1. Pelayanan yang kurang baik pada pelanggan.
2. Barang yang dikirim sering tidak sesuai.
2. Masalah yang terjadi adalah banyak piutang tidak tertagih. Masalah ini dapat diidentifikasikan karena beberapa sebab, yaitu:
1. Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar
2. Penagihan piutang yang kurang efektif
3. Masalah yang terjadi adalah pengendalian manajemen kurang efektif. Masalah ini dapat diidentifikasikan karena disebabkan oleh kurang tersedianya laporan yang berkualitas.

IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Nama Proyek        : ________________                                                     

Tanggal                 : ________________

Dibuat Oleh          : ________________

Disetuji Oleh         : ________________

No.	Masalah yang dihadapi	Identifikasi Penyebab Masalah
1	Langganan Mengeluh	a. Pelayanan Kurang baik pada langganan
		b. Barang yang dikirim sering tidak sesuai
2	Banyak piutang tidak tertagih	a. Evaluasi pemberian kredit tidak benar
3	Pengendalian Manajemen kurang efektif	a. Kurang tersedianya laporan yang berkualitas

IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN PENYEBAB MASALAH

Nama Proyek        : ________________                                                     

Tanggal                 : ________________

Dibuat Oleh          : ________________

Disetuji Oleh         : ________________

No.	Identifikasi Penyebab Masalah	Titik Keputusan	Lokasi	Aplikasi
1	Pelayanan Kurang baik kpd Langganan	a. Penanganan Order Langganan	Order Penjualan	Penjualan
		b. Proses Pembuatan Order Penjualan	Order Penjualan	Penjualan
		c. Proses evaluasi kredit	Bagian Kredit	Penjualan
		d. Proses pengambilan barang	Gudang	Penjualan
		e. Proses pembuatan dokumen pengiriman	Bag. Pengiriman	Penjualan
		f. Proses pembuatan faktur	Billing	Penjualan
2	Barang yg dikirim sering tdk sesuai	a. Kebenaran data difaktur	Billing	Penjualan
		b. Kelengkapan faktur yang didukung laporan pengiriman	Billing	Penjualan
3	Eveluasi pemberian kredit yg kurang benar	a. dukungan informasi untuk pemberian kredit	Bagian Kredit	Penjualan
4	Kurang tersedianya laporan yg berkualitas	a. proses pembuatan laporan	Akuntansi	Penjualan

IDENTIFIKASI PERSONIL-PERSONIL KUNCI

Nama Proyek        : ________________                                                     

Tanggal                 : ________________

Dibuat Oleh          : ________________

Disetuji Oleh         : ________________

Nama	Bagian/Dept.	Jabatan	Tugas
Ibu Eni	Order Penjualan	Staff	-          Menerima Order dari Langganan -          Membuat dokumen order penjualan -          Membandingkan dokumen packing slip dengan order langganan
Ibu Yeni	Order Penjualan	Staff	-          Mengarsip order langganan -          Memintakan persetujuan kredit kepada manajer kredit -          Mendistribusikan order penjualan
Bpk Edi	Order Penjualan	Kepala Bagian	-          Bertanggungjawab terhadap pembuatan order penjualan
Bpk Jono	Bagian Kredit	Manajer Kredit	-          Menyetujui penjualan kredit dengan menandatangani order penjualan -          Mengendalikan piutang-piutang yang harus ditagih

Dari Identifikasi diatas, menunjukan bahwa dalam memecahkan masalah harus memperhatikan segala aspek, agar keputusan yang diambil bisa sesuai dengan masalah yang dihadapi oleh perusahaan.

BAB III

A.    Kesimpulan

       Masalah selalu muncul dalam situasi dan kondisi apapun. Masalah itu selalu ada ketika informasi yang terima suatu perusahaan tidak relevan dengan informasi sebenarnya.  Semua sistem informasi akan menyebabkan masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain.

Jenis-Jenis Permasalahan

a. Masalah terstruktur

b. Maslah tak terstruktur

c. Masalah semi-terstruktur

Dalam suatu masalah harus ada pemecahannya,

Pemecahan masalah merupakan tindakan yang dilakukan untuk menghandle permasalahan yang ada dalam sistem informasi.

Tahap Pemecahan Masalah Pada Sistem Informasi Manajemen

1. Aktivitas Intelijen

2. Aktivitas Perancangan

3. Aktivitasn Pemilihan

4. Aktivitas Peninjauan

B.     Saran

       Dengan adanya Makalah ini maka diharapkan untuk pembaca bisa menganalisis dan menyelesaikan masalah yang ada dalam suatu permasalahan. Sedangkan untuk penulis sendiri mengharap bantuan dari pembaca untuk memberi kritik yang membangun semoga  kami dapat membuat makalah yang lebih baik lagi. Karena makalah yang dibuat ini jauh dari sempurna.